6 گام برای بهبود فروش و عملیات با نقشه برداری جریان ارزش (VSM)
آخرین باری که سازمان شما فرآیندهای فروش و عملیاتی شما را ارزیابی کرد چه زمانی بود؟ اگر مطمئن نیستید یا احساس می کنید که فرآیندهای شما نیاز به تنظیم دارند، تیم شما می تواند از نقشه برداری جریان ارزش بهره مند شود.
آنچه در این مقاله می آموزید :
نقشه برداری جریان ارزش چیست؟ (Value Stream Mapping)
نقشه‌برداری جریان ارزش یا VSM، تصویری بصری از مراحل کلیدی و داده‌های مربوط به بهینه‌سازی فرآیندهای خاص است که به چندین مرحله نیاز دارند. وقتی به درستی انجام شود، نقشه‌برداری جریان ارزش می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا به طور مؤثرتری با هم همکاری کنند و ارتباط برقرار کنند.
مهم است که توجه داشته باشید که نقشه برداری جریان ارزش موثر یک تلاش تیمی است. سعی کنید 3 تا 10 نفر روی نقشه جریان ارزش شما کار کنند تا مطمئن شوید که بهبود فرآیند شما کامل است.
نقشه برداری جریان ارزش یکی از اصول یک رویه مدیریتی به نام Lean است. Lean با ایجاد سیستم تولید تویوتا در دهه 1950 آغاز شد. امروزه تیم های فروش و عملیات با به کارگیری اصول Lean برای بهبود فرآیندهای خود سود می برند.
پنج اصل کلیدی Lean :
- ارزش را شناسایی کنید. درک کنید که مشتری شما به چه چیزی نیاز دارد و محصول شما چگونه به آنها خدمات می دهد.
- جریان ارزش را ترسیم کنید. این تمرین به شما کمک می کند تا از جریان ارزش در سراسر سازمان و فرآیندهای خود اطمینان حاصل کنید.
- جریان ایجاد کنید. کارایی را به حداکثر برسانید و ضایعات را در فرآیندهای سازمانی خود کاهش دهید.
- کشش را برقرار کنید. در نظر گرفتن مصرف مشتری و نحوه ارتباط آن با عملیات تجاری.
- به دنبال کمال باشید. روی بهبود مستمر تمرکز کنید.
در این مقاله، ما بر روی اصل دوم تمرکز خواهیم کرد – نقشه برداری از جریان ارزش – و اینکه چگونه می تواند برای تیم فروش شما مفید باشد.
توجه به این نکته مهم است که نقشه برداری جریان ارزش اغلب با نقشه برداری فرآیند، مقایسه می شود. بیایید به تفاوت های آنها نگاهی بیندازیم.
نقشه برداری جریان ارزش در مقابل نقشه برداری فرآیند
VSM نمای کلی را ارائه می دهد، در حالی که نقشه برداری فرآیند نمای دقیق تری را ارائه می دهد. شما می توانید از نقشه جریان ارزش برای شناسایی وظایف اصلی برای بهبود عملکرد کسب و کار استفاده کنید. شما می توانید از نقشه برداری فرآیند برای ترسیم مراحل دقیق انجام یک کار واحد از ابتدا تا تکمیل استفاده کنید.
به طور معمول، نقشه برداری جریان ارزش قبل از نقشه برداری فرآیند انجام می شود. اکنون، بیایید نقشه برداری جریان ارزش را گام به گام بررسی کنیم.
فرآیند نقشه برداری جریان ارزش
1. فرآیندی را که می خواهید بهبود ببخشید، شناسایی کنید.
با شناسایی فرآیندی که می خواهید بهبود دهید، شروع کنید. همچنین باید به ذینفعان، نقش‌ها و مسئولیت‌هایی که فعالیت را در مسیر خود نگه می‌دارند، توجه داشته باشید.
2. هدف و محدوده را تعریف کنید.
پس از انتخاب فرآیند، هدف بهبود آن فرآیند را مشخص کنید. به عنوان مثال، اگر تیم شما تصمیم به بهینه سازی فرآیند فروش شما دارد، مطمئن شوید که همه متوجه می شوند چرا بهینه سازی فرآیند فروش مهم است.
3. وضعیت فعلی فرآیند را ترسیم کنید.
در مرحله بعد، تیم شما باید روند را همانطور که هست مستند کند. با استفاده از مثال فرآیند فروش، نحوه ورود یک سرنخ به قیف شما، نقاط تماسی که با نام تجاری شما دارند (از جمله واگذاری ها) و تمام فعالیت هایی که منجر به فروش می شود را مستند کنید.
همانطور که هر مرحله را مستند می کنید، مطمئن شوید که مشخص می کنید چه کسی مسئول است و هر کار چقدر طول می کشد.
4. ناکارآمدی ها و زمینه های بهبود را شناسایی کنید.
به منظور بهبود فرآیند خود، باید از یک چشم انتقادی برای شناسایی زمینه های ناکارآمد یا فعالیت های بدون ارزش افزوده استفاده کنید. در دنیای Lean، اینها به عنوان “ضایعات” شناخته می شوند.
منابع متداول ضایعات در فروش عبارتند از:
- عیوب. این شامل ارائه اطلاعات نادرست، نامشخص یا قدیمی به یک مشتری بالقوه است.
- تولید بیش از حد. ارتباط بیش از حد با مشتری احتمالی برای جمع آوری مکرر اطلاعات یا شفاف سازی درخواست ها.
- انتظار. این زمانی است که در انتظار پاسخ ها یا اطلاعات سایر حوزه های شرکت شما می گذرد. این بر توانایی شما برای به اشتراک گذاشتن سریع اطلاعات با مشتریان احتمالی تأثیر می گذارد.
- استعدادهای کم استفاده یا مدت زمانی که نمایندگان فروش برای کارهایی که مرتبط با فروش و درگیر شدن با مشتریان احتمالی نیستند، صرف می کنند. این می تواند شامل اجرای دستی فرآیندها، ایجاد پیشنهادات و جستجوی اطلاعات باشد.
- حمل و نقل. در حالی که فروش معمولاً شامل حمل و نقل قطعات نمی شود، تیم های فروش معادل آن را در قالب زمان تلف شده در جریان اطلاعات تجربه می کنند. تیم‌هایی که از CRM برای خودکارسازی و اولویت‌بندی ارتباطات استفاده نمی‌کنند، اغلب با مقدار زیادی زباله حمل‌ونقل سروکار دارند.
- فهرست. به عنوان یک نماینده فروش، محصولات قابل تحویل شما به مشتریان بالقوه شما “موجودی” شما در نظر گرفته می شود. این می تواند شامل ارائه به موقع مظنه ها، اطلاعات قیمت گذاری، و محموله های مذاکره باشد.
- حرکت – جنبش. در Lean، اتلاف حرکت زمانی اتفاق می‌افتد که گام‌های بیشتری برای انجام یک وظیفه یا بیانیه کاری برداشته شود. برای فرآیند فروش خود، به دنبال راه هایی برای تسریع یا خودکارسازی وظایف برای بهبود حرکت باشید، مانند راه اندازی یکپارچه سازی CRM.
- در حال پردازش. این نوع ضایعات زمانی اتفاق می‌افتد که یک مجموعه از داده‌ها یا اطلاعات چندین بار پردازش شود.
5. وضعیت آینده فرآیند را ترسیم کنید.
هنگامی که زمینه های بهبود را شناسایی کردید، وضعیت آینده ایده آل را مستند کنید و ناکارآمدی هایی را که در بالا ذکر کردید بهبود بخشید.
همانطور که وقتی وضعیت فعلی خود را مشخص کردید، مشخص کنید که هر اقدام با استفاده از فرآیند بهبودیافته چقدر طول می کشد. این به تیم شما کمک می‌کند تا مقدار زمانی را که صرفه‌جویی کرده‌اید تعیین کند.
6. یک برنامه عملیاتی برای اجرا ایجاد کنید.
اکنون که فرآیند جدید خود را ترسیم کرده اید، زمان اجرای آن فرا رسیده است. یک برنامه عمل واقع بینانه ایجاد کنید که تیم شما می تواند آن را انجام دهد تا فرآیند جدید به واقعیت تبدیل شود. داشتن یک مدیر پروژه برای اطمینان از اجرای بدون مشکل و پاسخگو نگه داشتن ذینفعان کمک می کند.
برای بهبود فرآیندهای خود یک نقشه جریان ارزش ایجاد کنید
هنگامی که به دنبال افزایش کارایی و فروش در بخش خود هستید، نقشه برداری جریان ارزش یک تکنیک ایده آل برای استفاده است. این به شما امکان می دهد مناطقی را برای بهبود مشخص کنید، ناکارآمدی ها را کاهش دهید و اطمینان حاصل کنید که بخش شما در اوج سودآوری کار می کند.
