راهنمای جامع مبانی مدیریت پروژه
مدیریت پروژه فقط ساختن نرم افزار و سخت افزار نیست. مدیران پروژه منابع را به طور مناسب توزیع می کنند، جدول زمانی را مدیریت می کنند و از ذینفعان در طول فرآیند مراقبت می کنند. با این حال، اغلب گفتن آن آسان تر از انجام دادن است. به هر حال، دلیلی وجود دارد که مدیران پروژه دائماً رویکردهای خود را تغییر داده و در فرآیندهای خود تجدید نظر می کنند.
در این مقاله، اصول مدیریت پروژه و نحوه پیاده سازی آنها را در کسب و کار خود را خواهید آموخت.
آنچه در این مقاله می آموزید :
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه شکل تخصصی حسابداری مدیریتی است. این شامل برنامه ریزی، سازماندهی، اجرا، کنترل و نظارت بر تلاش های یک یا چند گروه برای تکمیل یک پروژه خاص است.
این فرآیند شامل توسعه برنامه هایی برای رعایت ضرب الاجل ها در عین حفظ اهداف کیفی در محدودیت های زمانی و بودجه است. این رشته می تواند متعلق به یک مدیر اختصاصی یا یک رهبر در یک پروژه باشد.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
فرآیندهای مدیریت پروژه برای پروژه های موفق ضروری هستند. تحقیقات موسسه مدیریت پروژه نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که مدیریت پروژه را یکپارچه نمی‌کنند، نرخ شکست کامل پروژه‌شان به میزان ۲/۳ افزایش می‌یابد.
این یک آمار تکان دهنده است. بنابراین، بیایید به برخی از مزایای کلیدی که از فرآیندهای مدیریت پروژه بالغ می‌شوند، عمیق‌تر بپردازیم.
1. ضرب الاجل های مهمی را رعایت خواهید کرد.
مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهد که وظایف بزرگ را به ضرب الاجل هایی در مقیاس کوچکتر تقسیم کنید. با پایبندی به این نقاط عطف، پروژه ها به راحتی می توانند از ابتدا تا انتها بر اساس برنامه زمان بندی باقی بمانند.
در واقع، شرکت‌هایی که فرآیندهای تحویل ارزش بالغ دارند، پروژه‌ها را به‌موقع بیشتر از شرکت‌هایی که مدیریت پروژه ندارند، تحویل می‌دهند (63 درصد در مقایسه با 39 درصد).
2. خرید را افزایش خواهید داد.
مدیریت پروژه یک تیم را قادر می سازد تا اعتماد و اعتبار را در بین همتایان، مشتریان و ذینفعان ایجاد کند. به هر حال، اگر به طور مداوم محصولات با کیفیت بالا را به موقع ارسال می کنید، مطمئناً مردم را جذب خواهید کرد.
3. شما به راحتی می توانید هزینه ها را پیگیری کنید.
شما می توانید در حد بودجه خود یا حتی کمتر از بودجه خود بمانید. PMI دریافت که 11.4 درصد از کل منابع به دلیل فرآیندهای مدیریت پروژه ضعیف هدر می رود. صرفه جویی در پول به ویژه در شرایطی مهم است که تنها 43 درصد از شرکت ها گزارش می دهند که پروژه ها را با بودجه «بیشتر اوقات» یا «همیشه» تکمیل می کنند.
4. فرهنگ سازمانی خود را بهبود خواهید داد.
شما می توانید فرهنگ بهبود مستمر فرآیند را از طریق مدیریت دانش توسعه دهید. اگر محیطی را ایجاد کنید که بهینه سازی و یادگیری را در اولویت قرار دهد، احتمالاً به دیگران الهام می دهید و کارمندانی را با همان ذهنیت جذب می کنید.
مدیر پروژه کیست؟
مدیران پروژه برنامه ریزی و اجرای پروژه را مدیریت می کنند. آنها مسئول تعریف معیارهای موفقیت، تعیین الزامات، برآورد هزینه ها و نظارت بر فعالیت ها، محصولات قابل تحویل و عملکرد پرسنل هستند.
وظایف مدیر پروژه
یک مدیر پروژه برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای یک پروژه را رهبری می کند. این تضمین می کند که اهداف مورد انتظار را برآورده می کند در حالی که ویژگی های مورد نیاز را در محدودیت های زمانی و بودجه ای ارائه می دهد. متخصصان مدیریت پروژه رهبری را از طریق پویش محیطی موثر، ترکیب اطلاعات به داده های معنادار و تجزیه و تحلیل عینی ارائه می کنند. این مجموعه وسیعی از مسئولیت‌هاست که نیاز به آموزش و تجربه دارد.
مجموعه مهارت های مدیر پروژه
برای اطمینان از بهره وری تیم ها و اینکه پروژه ها در مسیر درست قرار دارند، مدیران پروژه به مجموعه وسیعی از مهارت ها نیاز دارند. در اینجا برخی از مهم ترین مهارت هایی که برای برتری در این نقش به آنها نیاز دارید آورده شده است.
1. مهارت های بین فردی
مدیران پروژه (PMs) باید با افراد زیادی از جمله اعضای تیم، سهامداران و سایر مدیران پروژه تعامل داشته باشند. PM های بزرگ می توانند با گروه های متنوعی از افراد برای رسیدن به یک هدف مشترک کار کنند. ذینفعان اغلب اهداف رقابتی دارند. برای ایجاد انسجام، نخست وزیران باید دیپلماتیک باشند زیرا روابط حرفه ای با افرادی را مدیریت می کنند که ممکن است دیدگاه ها، سطوح مهارت و سیاست های شخصی متفاوتی داشته باشند. روابط خوب اعضای تیم را با انگیزه نگه می دارد و حل اختلافات تیم را آسان تر می کند.
2. مهارت های ارتباطی
مدیران پروژه باید جلسات مکرر بین همکاران را برنامه ریزی کنند و در مورد عملکرد بازخورد ارائه دهند. نه تنها باید بدانید که با چه کسی و در چه زمانی ملاقات کنید، همچنین باید چندین سبک ارتباطی را متعادل کنید. برای مثال، حقوقی به‌روزرسانی شما را از نظر قراردادها و ریسک می‌خواهد. در همین حال، امور مالی مشتاق شنیدن بودجه و هزینه های شما خواهند بود. مهندسان و تیم بازاریابی نیز علایق متفاوتی خواهند داشت که به انواع مختلفی از ارتباطات نیاز دارد.
3. مهارت های تصمیم گیری
یک مدیر پروژه باید تصمیم بگیرد و مسئولیت نتایج را بپذیرد. شفاف بودن در مورد اهداف و تعیین انتظارات بالا به حفظ روحیه کمک می کند. مهارت های تصمیم گیری شامل اولویت بندی منابع، توسعه برآوردهای جایگزین، ارزیابی ریسک ها و اطمینان از مدیریت مناسب بودجه است.
4. مهارت های مدیریتی
مدیران پروژه مسئول هدایت یک تیم و گزارش پیشرفت به بازی‌های ارشد هستند. شما به تجربه رهبری یک تیم، برگزاری مسابقات انفرادی و رسیدگی به چالش ها در زمان بروز نیاز دارید. PM ها همچنین باید بتوانند به نمایندگی از تیم خود با رهبری ارتباط برقرار کنند. در برخی موارد، مدیران پروژه نیاز به ایجاد تیم برای ابتکار عمل خود دارند. این ممکن است شامل یافتن شرکت کنندگان داخلی مناسب یا جستجوی خارج از سازمان باشد. در حالت ایده آل، یک PM تجربه ای در استخدام اعضای تیم جدید دارد.
چرخه عمر مدیریت پروژه
بهتر است به کل فرآیند PM به عنوان یک سری مراحل نگاه کنید. هر مرحله یک هدف دارد. در کل، پنج مرحله حیاتی در چرخه عمر مدیریت پروژه وجود دارد. ما یک مرور مختصر از هر مرحله ارائه خواهیم کرد.
1. شروع
در این مرحله مدیران پروژه به صورت واقع بینانه به یک پروژه نگاه می کنند. آنها تخمین می زنند که پروژه چقدر طول می کشد، که در نهایت بودجه پایه و جدول زمانی پروژه را تعیین می کند.
2. برنامه ریزی
مرحله برنامه ریزی شامل تجزیه و تحلیل جزئیات فنی، تعیین وظایف به اعضای تیم مناسب و شناسایی ریسک های مرتبط با بخش های مختلف پروژه است.
3. اجرا
در اینجا شما شروع به عمل بر روی طرحی که در حالت قبلی ایجاد کرده اید می کنید.
4. نظارت و کنترل
این مرحله تضمین می کند که ضرب الاجل خود را رعایت کنید. شما نه تنها کارهایی را که در برنامه خود تعیین شده است انجام می دهید، بلکه پیشرفت خود را نیز زیر نظر دارید. در اینجا، شما تعیین می کنید که آیا با تمام مقررات دولتی و استانداردهای صنعت مطابقت دارید یا خیر. شما همچنین تمام هزینه ها و پیشرفت پروژه را پیگیری می کنید.
5. بسته شدن پروژه
پایان دادن به یک پروژه آخرین مرحله آن است. در اینجا، شما تعیین می کنید که آیا پروژه نتایج مورد نظر خود را ارائه می دهد و آیا پروژه را لغو کنید یا ادامه دهید.
رویکرد های جامع مدیریت پروژه
در حالی که اکثر سازمان ها موافق هستند که مدیریت پروژه مهم است، سبک های مختلفی وجود دارد که PM ها از آنها استفاده می کنند. در این بخش، چهار رویکرد رایج برای مدیریت پروژه را بررسی خواهید کرد.
1. برنامه ریزی مبتنی بر محصول
برنامه ریزی مبتنی بر محصول رویکرد خود را حول خروجی ها و تحویل پروژه ها متمرکز می کند. این رویکرد بر راه اندازی یک محصول یا خدمات از زمان تصور تا تکمیل تمرکز دارد و نتیجه نهایی آن فروش محصول یا خدمات است.
2. برنامه ریزی مبتنی بر فرآیند
برنامه ریزی مبتنی بر فرآیند اطمینان حاصل می کند که تمام فعالیت های پروژه در دستیابی به اهداف سازمانی نقش دارند. با این رویکرد، مدیر پروژه، پروژه های همسو با ارزش های اصلی کسب و کار را ایجاد، مدیریت و بهبود می بخشد.
3. رویکرد مرحله‌ای به مدیریت محصول
این رویکرد شامل برنامه ریزی و اجرای پروژه ها در فازها به دلیل محدودیت های خارجی است. هر مرحله از پنج مرحله در چرخه عمر مدیریت محصول می گذرد. به همین دلیل، این رویکرد برای پروژه های کوچک و به خوبی تعریف شده، ایده آل است.
4. مدیریت تولید پروژه
این رویکرد از نظریه ها و اصول علم عملیات برای درک و بهینه سازی تحویل پروژه استفاده می کند. مدیریت تولید پروژه از داده های فعالیت برای پیش بینی محدودیت ها و تعیین سطوح دستاورد استفاده می کند.
بهترین روش های مدیریت پروژه
صرف نظر از اینکه کدام رویکرد را انتخاب می کنید، نکات جهانی وجود دارد که به همه کمک می کند. در اینجا برخی از بهترین روش های قابل اجرا برای هر پروژه در هر صنعت یا حوزه ای آورده شده است.
1. در راه حل های نرم افزاری مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید.
امروزه کمتر از 1 از 4 سازمان از هر نوع نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند. در عوض، تیم‌ها به مجموعه‌ای از صفحات گسترده، یادداشت‌های کاغذی و ایمیل‌ها متکی هستند. این رویکرد منجر به بی نظمی می شود. هیچ راهی برای دیدن مکان یک پروژه در زمان واقعی وجود ندارد. نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا پروژه ها و برنامه های خود را پیگیری کنید، وظایف و فعالیت ها را سازماندهی کنید، به طور موثر با تیم خود ارتباط برقرار کنید و ریسک ها و مسائل را مدیریت کنید. همچنین می‌توانید داشبوردها را برای ردیابی KPIها سفارشی کنید و گزارش‌هایی برای کمک به پیش‌بینی براساس داده‌های تاریخی و روندهای فعلی برای برنامه‌ریزی آینده ایجاد کنید.
2. با حفظ یک برنامه انعطاف پذیر، تغییرات را پیش بینی کنید.
اکثر پروژه ها با تاخیر مواجه می شوند. متأسفانه، زمانی که از یک برنامه ثابت پیروی می کنید، تاخیرهای جزئی می تواند منجر به مشکلات مهمی شود. از سوی دیگر، یک برنامه منعطف می تواند اکثر تغییرات را در گام ها مدیریت کند. در حالی که برخی از ضرب الاجل ها انعطاف پذیری دارند، برخی دیگر ممکن است سفت و سخت باشند. فهرستی از تاریخ هایی که نمی توانند تغییر کنند، نگه دارید. این به شما این امکان را می‌دهد که ضرب‌الاجل‌های خارجی را با بازه‌های زمانی تعیین‌شده برآورده کنید و در عین حال ضرب‌الاجل‌های انعطاف‌پذیر را در سایر زمینه‌ها فراهم کنید.
3. سبک های ارتباطی را پیگیری کنید.
در شروع پروژه خود، با سهامداران مهم بنشینید. بپرسید که چقدر می خواهند از شما بشنوند و چگونه می خواهند با شما ارتباط برقرار کنند. به عنوان مثال، برخی از سهامداران می خواهند یک جلسه هفتگی Zoom با تیم شما داشته باشند. برخی دیگر ممکن است به‌روزرسانی روزانه Slack یا ایمیل ماهانه با پیشرفت را ترجیح دهند. می توانید این اطلاعات را در یک صفحه گسترده یا بخشی از نرم افزار مدیریت پروژه خود سازماندهی کنید تا سازماندهی شود.
4. معیارهای خود را بشناسید.
یکی از بزرگترین چالش های هر پروژه، اندازه گیری موفقیت است. به همین دلیل، شما باید نقاط قابل اندازه گیری را قبل و در حین اجرای پروژه خود تعیین کنید. بدانید چه معیارهایی برای پروژه شما مهم است و چه زمانی. به یاد داشته باشید که معیارهای اساسی در طول زمان تغییر خواهند کرد. اگر پروژه شما تازه شروع شده است، ممکن است فقط رسیدن سریع به نقاط عطف مهم را جشن بگیرید. با گذشت زمان، باید تاثیر پروژه خود را ثابت کنید. این شامل معیارهایی مانند تعداد سرنخ ها یا مشارکت در بازگشت سرمایه است.
مدیریت پروژه خود را ارتقا دهید
با نگاهی دقیق تر به اصول اولیه، می توانید متوجه شوید که مدیریت پروژه یک حوزه گسترده است که به درک عمیق ارتباطات و تفاوت های ظریف خاص صنعت نیاز دارد. با گنجاندن ابزارها و تکنیک های ذکر شده در بالا در تجربه کاری روزانه خود، می توانید عملکرد خود را به عنوان مدیر پروژه افزایش دهید.
