مدیریت (Management), مقالات آموزشی

اصول مدیریت پروژه

مدیریت پروژه
مدیریت پروژه

پروژه چیست؟

هر پروژه چیزی موقت است و محصول یا خدمات یا خدمات منحصر به فردی را ارائه می دهد.

موقت یعنی چی؟ این بدان معناست که این یک فعالیت دائمی نیست ، بلکه دارای یک نقطه شروع و یک نقطه پایان است.

بنابراین ، اگر شما نیاز به مدیریت یک پروژه دارید به زمان و نحوه شروع آن و زمان/نحوه پایان آن توجه کنید. اگر پاسخ این سوالات را ندارید ، به زودی دچار مشکل خواهید شد.

محصول یا خدمات “منحصر به فرد” چیست؟ ساده است – شما کار جدیدی انجام می دهید و این شما را به جایی می رساند که هیچکس قبلاً نبوده است.

این می تواند ترسناک باشد ، به ویژه برای اعضای تیم شما ، بنابراین شما باید آرام باشید ، شجاعت داشته باشید و تغییرات را بپذیرید. زیرا هر پروژه چیزی را برای کسی تغییر می دهد.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه شامل فعالیتهای مورد نیاز برای انجام پروژه موفق است. این فرآیندها ، دانش ، مهارتها و روشها را برای دستیابی به اهداف پروژه ترکیب می کند. بگذارید ابتدا پاسخ کوتاه و ساده ام را بگیرم. شما وضعیت AS-IS دارید. شما باید به وضعیت TO-BE تا حدی تعریف شده بروید.

چه کار باید انجام بدهید؟

ابتدا باید TO-BE را تعریف کنید. هدف شماست. ممکن است نیاز مشتری ، یا بهبود محصول یا الزامات قانونی را برآورده کند. به هر حال ، شما باید آن را بدانید ، با آن ارتباط برقرار کنید ، و روز به روز تکرار کنید. به هر حال ، هنگام تعیین هدف خود ، تکنیک های تجزیه و تحلیل کسب و کار بسیار مفید است.

دوم ، شما باید AS-IS را تعریف کنید. مردم آن را فراموش می کنند اما این مهم است. به عنوان مثال ، اگر پروژه نرم افزاری دارید ، می توانید سطح توسعه دهندگان خود را در هر منطقه بدانید. یا بلوغ محصولات شرکت شما. یا محیط کسب و کار و رقابت های شما. به طور خلاصه – شما به دانش دامنه نیاز دارید و برای ساخت آن به مدتی زمان نیاز است.

سوم ، بدیهی است مراحل مورد نیاز AS-IS تا TO-BE. این فعالیتها اساس مدیریت پروژه است. همه این توازن دامنه ، زمان ، هزینه ، بودجه ، منابع ، خطرات در اینجا است.

وظیفه مدیر پروژه چیست؟

مدیر پروژه شخصی است که مسئول دستیابی به اهداف پروژه است. به همین دلیل ، سازمان منابع انسانی ، اختیار تغییر هر چیزی که در محدوده پروژه ، بودجه ، هدف تعیین شده ، معیارهای پذیرش و غیره است را در اختیار او قرار می دهد. برای موفقیت یک مدیر پروژه نیاز به دانش در زمینه بهترین شیوه های PM ، رهبری ، دانش حوزه و مهارتهای نرم دارد. به طور خلاصه یک PM دارای اختیاراتی است که توسط شرکت ارائه شده است و مسئولیت دستیابی به اهداف پروژه را نیز بر عهده دارد.

مدیر پروژه در مقابل مدیر عملیاتی

این تفاوت بسیار مهمی در مورد مبانی مدیریت پروژه و معرفی آن است. مدیران عملیاتی معمولاً مسئول فعالیتهای جاری مانند تولید ، حسابداری ، تدارکات و غیره هستند. اقدامات آنها به عنوان “موقتی” یا “منحصر به فرد” تعریف نشده است. با این وجود ، بسیاری از الزامات پروژه و تحویل پروژه مربوط به فعالیتهای روزانه مدیران عملیاتی است. بنابراین PM های هوشمند معمولاً به اهداف و نیازهای مدیران عملیاتی توجه می کنند.

ذینفع

ذینفع هر شخصی است که تحت تأثیر پروژه قرار می گیرد و می تواند بر پروژه تأثیر بگذارد (چه به صورت مثبت و چه منفی). این بدان معناست که ذینفع نه تنها مشتریان بلکه کارکنان وی هستند که از این نرم افزار استفاده خواهند کرد. نه تنها توسعه دهنده کسب و کار که می خواهد پروژه با موفقیت به پایان برسد ، بلکه مدیر امنیتی می تواند در صورت مشاهده خطرات (تأثیر منفی) پروژه را متوقف کند.

چرخه و مراحل پروژه

این بخش مهمی از اصول مدیریت پروژه است. هر پروژه دارای یک چرخه زندگی است که در مراحل مختلف جدا شده است.

شروع

این مرحله قبل از پروژه است. معمولاً مدیران ، توسعه دهندگان کسب و کار ، کارشناسان بازاریابی بحث می کنند و تصمیم می گیرند که کدام پروژه را شروع کنند. مدیر پروژه در اینجا عمیقا دخیل نیست اما می تواند از فرایندهای شروع با دانش حوزه ، خطرات شناخته شده ، تخصص موقعیت AS-IS و غیره پشتیبانی کند. این مرحله شروع با پروژه منشور به پایان می رسد که اولین مرحله از پروژه است. همچنین ، لیستی از ذینفعان اصلی تهیه می شود.

برنامه ریزی

مهمترین و زمانبرترین مرحله برای مدیریت پروژه. وظایف زیادی در اینجا وجود دارد و مهمترین آنها عبارتند از:

برنامه پروژه را تعریف کنید

مدیریت حوزه (الزامات ، بیانیه محدوده ، ساختار تجزیه کار)

مدیریت زمان (برآورد وظایف و ترتیب)

برآورد هزینه

کیفیت برنامه ، مدیریت ریسک ، ارتباطات ، برنامه های منابع انسانی.

صادقانه بگویم ، در محیطی پر از فشار ، تهیه همه چیز به موقع قبل از شروع پروژه بسیار دشوار است. اما 2 مورد برای مدیران خوب پروژه وجود دارد:

ابتدا ، شما قطعاً به Scope Statement و Work Break Down نیاز خواهید داشت. این وضعیت TO-BE است.

ثانیاً ، شما حداقل به برنامه اولیه پروژه با اطلاعات نیاز دارید که چه کسی کیست ، چه کسی مسئول چه چیزی است ، چگونه تغییرات مدیریت می شود ، فرآیندهای اصلی چیست و معیارهای اصلی پذیرش چیست. اینها مراحل اساسی مدیریت پروژه هستند. آنها نحوه رسیدن به حالت TO-BE را تعیین می کنند.

اجرا

وظایف PM در اینجا کمتر از برنامه ریزی است اما حتی دشوارتر است. 2 وظیفه اصلی:

تیم را مدیریت کنید – این جایی است که تیم شما شروع به انجام کار می کند. بنابراین ، شما باید آن را مدیریت کنید. و در اینجا شما نه تنها به اقتدار موقعیت خود بلکه به تمام مهارتهای نرم نیاز دارید تا بتوانید به تیم انگیزه دهید.

مدیریت انتظارات ذینفعان – 2 دلیل برای آن:

ما در یک دنیای کامل زندگی نمی کنیم هیچ برنامه ریزی 100 درصدی درستی وجود ندارد. اگر تیم شما در جایی گیر کرده است ، باید موضوع را با ذینفعان در میان بگذارید. فقط به خاطر داشته باشید – اخبار بد زود نیمی بد است. در 99 درصد پروژه های شما ، ذینفعان نیاز به تغییر دارند. دلایل زیادی برای آن – نیازهای تجاری جدید ، نیازهای بازار ، ویژگی های فراموش شده. با این وجود ، مدیریت این تغییرات از ذینفعان به تیم و افراد برعکس وظیفه PM است. مرحله اجرا با تحویل به ذینفعان به پایان می رسد. در یک پروژه نرم افزاری ، این بیشتر امضای UAT (آزمون پذیرش کاربر) است.

نظارت / کنترل

فعالیتهای مداوم به دلیل تمام مراحل پروژه. در هر لحظه یک PM باید بداند که در حال حاضر کجاست ، برنامه کجا باید باشد و انحراف چیست.

بسته شدن

مهمترین موارد در اینجا عبارتند از:

جلسه آموخته شده-راهی خوب برای بهبود عملکرد آینده شما. می توانید در مورد آنچه بد پیش رفت ، چه چیزی خوب پیش رفت و در آینده چه چیزهایی می تواند بهبود یابد ، بحث کنید.

بایگانی کردن اسناد پروژه – برای پروژه های آینده بسیار مفید است. هر دو متخصصین تجاری و فنی می توانند از دانش جمع آوری شده بهره مند شوند.

اصول مدیریت پروژه (واژه نامه)

برای اینکه اصول مدیریت پروژه برای شما واضح تر شود ، در اینجا لیستی از مهمترین اصطلاحات و واژه نامه PM با توضیحی کوتاه آمده است.

منشور پروژه – سندی که به مدیر پروژه اختیار می دهد و شامل الزامات سطح بالا و مهمترین ذینفعان است. پایان مرحله شروع.

جلسه آغازین – اولین ملاقات رسمی بین مدیر پروژه و تیم. مسئولیت سازماندهی جلسه بر عهده مدیر پروژه است. هدف Kick-off PM اعلام اهداف پروژه ، الزامات سطح بالا ، فرآیندهای پروژه ، معرفی اعضای تیم و غیره است.

الزامات – یک نیاز تجاری از ذینفعان ، تعریف شده از تحلیلگر کسب و کار.

تحلیلگر کسب و کار – شخصی که مسئول آشکارسازی نیازهای تجاری از طرف ذینفعان مختلف ، مدیریت این نیازهای تجاری ، توضیح آنها برای تیم ، تهیه مجموعه ای از اسناد بر اساس آنها و غیره است. فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار برای موفقیت پروژه حیاتی است.

تجزیه و تحلیل SWOT – نقاط قوت ، ضعف ها ، فرصت ها ، قدم ها. ابزار تجزیه و تحلیل کسب و کار برای تصمیم گیری.

سند چشم انداز – یک سند تجزیه و تحلیل سطح بالا.

BRD – سند الزامات تجاری – یک سند مفصل با تمام الزامات ، موارد استفاده ، قوانین تجاری ، مفروضات مربوط به یک پروژه.

WBS (ساختار شکست کار) – تجزیه سلسله مراتبی کار در یک پروژه. هدف WBS تجزیه Scope Statement به بسته های کوچکتر و قابل مدیریت است. برای من ، تجزیه کار تا زمانی که بسته هایی را نداشته باشم که می توان به یک عضو تیم اختصاص داد ، تمرین خوبی است.

محدوده خزش – تغییر کنترل نشده محدوده پروژه. این یکی از بزرگترین مسائل است و کنترل آن وظیفه PM است.

وظیفه – عملی که باید برای دستیابی به چیزی انجام شود. وظایف باید دارای مالک ، تاریخ شروع ، تاریخ پایان ، مدت زمان ، سلف و وابستگی ها باشد.

همپوشانی وظیفه – تکنیکی که در آن یک کار قبل از اتمام کار قبلی شروع می شود. خطر را افزایش دهید اما زمان را کاهش دهید (در بهترین حالت).

نقطه عطف – یک لحظه مهم در پروژه. معمولاً برخی از وظایف باید تا این لحظه انجام شود. نقطه عطف کاری است بدون مدت.

مسیر بحرانی – تکنیکی که برای تکمیل پروژه به موقع استفاده می شود. بر روی وظایف کلیدی متمرکز است. وظیفه PM است که وظایف مسیرهای بحرانی را مشخص کرده و به آنها توجه کافی داشته باشد. به عنوان مثال – بهترین منابع باید در مسیر بحرانی اختصاص داده شوند. برای ماندن در مسیر ، Critical Path ضروری است.

تاخیر – زمان بین پایان یک کار و شروع کار/کار بعدی را تعریف می کند. مثال – اگر دیوارها را در یک آپارتمان رنگ آمیزی می کنید ، ممکن است یک روز پس از رنگ آمیزی ، قبل از شروع مبلمان ، به آن نیاز داشته باشید.

Lead – زمان قبل از اتمام کار را مشخص می کند که کار بعدی می تواند شروع شود. به عنوان مثال آزمایش (ایجاد موارد آزمایش) می تواند 2 روز قبل از پایان توسعه آغاز شود.

برآورد – فرض برای زمان مورد نیاز برای انجام یک کار. بسیاری از تکنیک های مختلف را می توان استفاده کرد.

نمودار گانت – روشی متداول برای تجسم وظایف ، مدت زمان کار ، روابط ، صاحبان ، تاریخ شروع و پایان.

فرایند تجاری – زنجیره ای از وظایف مرتبط که مراحل دستیابی به برخی اهداف – محصولات ، خدمات و غیره را مشخص می کند.

CR (درخواست تغییر) – تغییر پس از توافقنامه امضا شده درخواست می شود. به عنوان مثال تغییر دامنه در مرحله اجرا. این همیشه رسمی است و وظیفه PM است که تأثیر آن را بر دامنه ، هزینه ، زمان ، خطرات تجزیه و تحلیل کند.

محدوده ، هزینه ، مثلث زمان – مهمترین شاخص پروژه ها در روابط نزدیک هستند. به عنوان مثال ، اگر دامنه را افزایش دهیم ، این امر بر زمان و هزینه تأثیر می گذارد.

منبع ، ریسک ، مثلث کیفیت – این مثلث “جزئی” است اما مدیریت آن همچنان بر عهده PM است.

ماتریس RACI – ماتریس مسئولیت که در پروژه “چه کسی کیست” را با مخاطبین و مسئولیت های خود مشخص می کند. یک ابزار ساده ، اما بسیار مفید. این می تواند زمان زیادی را ذخیره کند و تیم می تواند از فرایندهای اشتباه جلوگیری کند.

SPI – شاخص زمانبندی عملکرد – این شاخص پیشرفت به دست آمده را در مقابل پیشرفت برنامه ریزی شده اندازه گیری می کند. مقدار بالای 1.0 نشان دهنده عملکرد بالاتر از برنامه ریزی شده است.

CPI – شاخص عملکرد هزینه – این شاخص ارزش کار انجام شده را در برابر هزینه واقعی اندازه گیری می کند. مقدار بالای 1.0 نشان دهنده هزینه کمتر و شکل خوب است.

ثبت ریسک – سندی که حاوی اطلاعات مربوط به همه خطرات ثبت شده است.

تجزیه و تحلیل ریسک کیفی – برآورد احتمال و تاثیر ریسک با استفاده از تکنیک های مختلف.

تجزیه و تحلیل ریسک کمی – استفاده از اعداد برای ارائه جزئیات بیشتر ریسک.

پاسخ به ریسک – فرایند طرح گزینه های استراتژیک و تعریف اقدامات برای افزایش فرصت ها و کاهش تهدیدات مربوط به یک پروژه.

بازگشت به لیست

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *